1. Giriş

Tarihsel Adalet için Bellek Müzesi bünyesinde oluşturulan koleksiyonların amacı, 12 Eylül 1980 Darbesi dönemine dair fiziksel, dijital ya da dijitize edilmiş olmak üzere çeşitli tür ve formatta belgeleri bir araya getirmek, değişen kullanıcı gereksinimlerine uygun şekilde tanımlamak, uzun erimli saklamak ve mümkün olduğu durumlarda koşulsuz erişime açmaktır. Bu politika, Bellek Müzesi’nin mevcut ve ileride oluşturacağı dijital koleksiyonların yanı sıra, İşkence Haritasında işlenmek üzere bir araya getirdiği verileri saklama yöntemine ve prosedürüne dair bilgilendirme amacı taşır.

2. Kapsam 

Bellek Müzesi’nin erişilebilir ana koleksiyonu sözlü tanıklıklardan, dava dosyalarından ve darbe sürecinden doğrudan etkilenmiş yahut sürece tanıklık etmiş bireyler tarafından bağışlanan bellek nesnelerinden oluşur. Dijitize edilmiş ve erişime açılmış belgelerin yanı sıra; dava dosyaları, fotoğraflar, dergiler, gazeteler, hizmete özel belgeler ve çeşitli bellek nesnelerinden oluşan fiziki arşiv mevcuttur. Ana koleksiyona dönemin en yaygın hak ihlali olan işkence vakalarını gösteren harita eşlik eder. Bellek Müzesi yeni bilgi sunan yahut eldeki bilgiyi doğrulayan; ana koleksiyonun bütünlüğüne, araştırma ve kanıt değerine katkıda bulunan; değişen kullanıcı ihtiyaçları ile bilgi tabanını öngörebilen analog ve dijital belgelerle koleksiyonunu genişletmeyi hedefler. 

3. Saklama Stratejisi

Bellek Müzesi’nin dijital koleksiyonları analog belgelerin dijital ortama aktarılmasıyla oluşturulur. Müze, dijital belgelerin uzun süre boyunca saklanmasının ve erişime açık tutulmasının yarattığı zorlukları da göz önünde bulundurarak, koleksiyonlarına dahil ettiği tüm belgeleri mümkün olan en uzun süre boyunca saklamayı hedefler. Formatına bakılmaksızın tüm belgelerin saklanmasında esas amaç belgenin erişilebilirliğini uzun süre boyunca temin etmek; kanıt değerini, özgünlüğünü ve bütünlüğünü korumaktır. Koleksiyonun barındırdığı belgelerin büyük kısmının patentsiz formatlarda olması doğrultusunda, Bellek Müzesi bu politikanın ilk revizyonuna kadar göç işlemi öngörmez. Öte yandan, koleksiyon geliştirme beyanına uygun düşen, entelektüel/fikirsel içerik ve araştırma değeri bakımından önemli bulunan eski format belgeler, ilgili standart ve yasalar doğrultusunda erişime açılmak üzere göç işlemine tabi tutulacaktır. Bellek Müzesi yasal kısıtlamalardan dolayı erişime açamadığı, araştırma ve kanıt değeri yüksek belgeleri süresiz muhafaza etmeyi öngörür. 

3.1. Standartlar ve Etik Sorumluluk 

Bellek Müzesi OAIS’te [Open Archival Information Systems; ISO 14721] belirtilen standart uygulama ve sorumlulukları temel alır. Periyodik kapasite değerlendirmesini “Güvenilir Dijital Bilgi Havuzları” [Trusted Digital Repositories; ISO 16363] doğrultusunda gerçekleştirir. Buna göre Müze;

• Bağışçılardan ana koleksiyona uygun belge temin etmeyi;
• Belge üzerinde uzun dönem saklama ve erişim amacına hizmet edecek seviyede kontrol sağlamayı;
• Hedef kitlesinin değişen ihtiyaçlarını takip etmeyi;
• Müzenin içerdiği belgelerin hedef kitle tarafından anlaşılabilir olduğunu temin etmeyi;
• Belge ve veri güvenliğinin sağlanması adına gerekli prosedür ve politikaları hazırlayarak bunlara sadık kalmayı;
• Teknoloji takibine paralel olarak belgelerin saklanmasından sorumlu ekibe gerekli eğitimi sağlamayı;
• Hedef kitlenin erişimine açılan belgelerin, oluşturuldukları tarihten Müze koleksiyonlarına dahil edildikleri tarihe kadar geçirdikleri dönüşümlerin bilgisini kayıt altına alarak belgelerin özgünlüğünü, bütünlüğünü ve güvenilirliğini güvence altına almayı garanti eder. 

Bellek Müzesi, koleksiyonların amacına ve ihtiyaçlarına uygun düşen başlıklarla oluşturduğu saklama metaveri şeması yoluyla koleksiyonlar genişledikçe en uygun saklama kararılarını verebilmeyi, etkili planlamalar yapabilmeyi ve Müze’nin güvenilirliği ile şeffaflığını temin etmeyi hedefler. Saklama kopyaları üzerinde çalışması zaruri olan Müze ekibi, söz konusu kopyaların barındırdığı kişisel veriyi izinsiz erişime açmamayı; belgeyi oluşturan, bağışlayan yahut belgenin öznesi olan bireylerin mahremiyetini saklı tutmayı garanti eder. 

3.2. Güvenlik 

 

     3.2.1. Veri Güvenliği

 

Bellek Müzesi, sakladığı ve erişime açtığı belgelerin bütünlüğünü, güvenilirliğini, kullanılabilirliğini ve özgünlüğünü koruma amaci dogrultusunda, belgelerin arşive aktarımı aşamasında belgelere ait sağlama toplamlarını [checksum] kayıt altına alarak muhafaza eder ve düzenli olarak bütünlük kontrolü yapar. Belgenin erişime açılması için yapılan gerekli tüm değişiklikler kayıt altına alınır. 

 

 3.2.2. Teknik Altyapı Güvenliği

 

Bellek Müzesi ana çalışma istasyonunun güvenliği, arşiv yöneticisi ve arşiv uzmanı dışında kimsenin erişemeyeceği şekilde sağlanmıştır. Cloud hizmeti, hem saklama kopyalarının barındırdığı kişisel verinin gizliliğini hem de belgelerin güvenli ve bütünlüklü bir şekilde korunmasını temin eden bir sağlayıcıdan alınmaktadır.

 

3.3. Depolama

Bellek Müzesi ana çalışma istasyonunda bir saklama kopyası, bir erişim kopyası ve bunlara ilişkin dökümantasyonu tutar. Ek olarak, aralarında güvenli bir mesafe bulunan iki farklı lokasyonda tutulan iki taşınabilir hard diskte birer kopya ve cloud sisteminde bir kopya olmak üzere toplam üç saklama kopyası muhafaza eder. Taşınabilir hard disklerin minimum kullanım süresi baz alınarak yenileme aralıkları üç yıl olarak belirlenmiştir. Dijital belgelerin sayılarının artması, niteliklerinin değişmesi ve teknoloji takibinin sağladığı bilgi doğrultusunda farklı depolama çözümleri ve stratejileri üretmek Bellek Müzesi’nin sorumluluğundadır. 

3.4. Sorumluluklar ve Görev Dağılımı

Belgelerin saklama kopyalarının oluşturulması, saklama sürecine ilişkin gerekli dökümantasyon ve metaveri şemalarının belirlenmesi ve doldurulması esas olarak proje arşiv yöneticisinin ve arşiv uzmanının sorumluluğundadır. Gerekli beyan ve politikalar arşiv yöneticisi, proje koordinatörleri ve proje hukukçularının işbirliği ile geliştirilir. Kimi durumlarda üçüncü parti paydaşlarla işbirliği gerekebilir. Bu politikanın gözden geçirilmesi arşiv yöneticisinin, onaylanması ise proje koordinatörlerinin sorumluluğundadır. 

 

3.5. Erişim ve Kullanım 

 

Kullanıcılar, Bellek Müzesi koleksiyonları içerisinden araştırmaları ve çalışmaları için kullandıkları belgelere referansta bulunmak yükümlülüğündedir. Ayrıca kullanıcılar, belli durumlarda, erişim kopyasında yer almayan bilgilere erişmek amacıyla Müze ile iletişime geçebilir. Ayrıntılı bilgi için bkz. Erişim ve Kullanım Politikası; KVKK 

 

3.6. Erişime Kapatma Talepleri

 

Bağışçı, bağışladığı belgenin erişime açılmasının herhangi bir şekilde gizlilik ve güvenlik koşullarını zayıflattığını düşünmesi halinde, söz konusu belgeyi erişime kapatma talebinde bulunma hakkına sahiptir. Erişime kapatılan belgenin Bellek Müzesi’nde saklanmaya devam etmesi, ilgili belgeya ait metaverinin erişimden kaldırılması ve benzeri konular, Bellek Müzesi ve bağışçı arasında ilgili yasalara uygun olarak verilecek kararlara bağlıdır. 

4. Revizyon

Bu politika üç senede bir gözden geçirilecek olup, ikinci versiyonun öngörülen yayınlanma tarihi Ocak 2024’tür.

5. İlgili Beyan ve Politikalar

Koleksiyon Geliştirme Beyanı

Erişim ve Kullanım Politikası

KVKK

 

6. Sözlükçe

Bütünlük: Belgenin ve içerdiği verinin kasten yahut kazara, yetkisiz kimseler tarafından değiştirilmemiş olması durumu. 

Dijital saklama: Dijital belgenin uzun ömürlülüğünü sağlamak için gereken temel dijital arşivcilik bileşenlerinden biri. Belgelerin hem teknik hem entelektüel içeriklerinin uzun süreler boyunca korunması için uygulanması gereken işlemleri ve süreçleri içerir. Göç, teknoloji takibi, depolama ve metaveri bu işlem ve süreçlere örneklerden birkaçıdır.

Erişim: Katalog ve benzeri yardımcılara başvurarak belgeyi ve/ya veriyi bulabilme, yerini tespit edebilme ve/ya kullanabilme hakkı, aracı ve/ya yetisi. Erişim sürecini etkileyen önemli faktörlerden biri hukuki kısıtlamalar; diğeri ise, geçerli olduğu durumlarda, belgenin fiziksel konumu ya da durumudur. 

Erişim kopyası: Kullanıcıların erişimine açılmak amacıyla işlenmiş, kişisel veri içermeyen, düşük çözünürlüklü kopya.

Göç: Bütünlüğe, özgünlüğe, kullanılabilirliğe ve güvenilirliğe zarar vermeksizin belgelerin bir sistemden diğerine taşınması işlemi. Göç, dijital belgelerin belli aralıklarla bir donanımdan ya da yazılım konfigürasyonundan, yahut bir teknoloji neslinden bir diğerine taşınması için gereken düzenli iş adımlarını içerir.

Koleksiyon: Menşelerine bakılmaksızın bir veya birden fazla ortak karakteristik baz alınarak bir araya getirilmiş belgeler toplamı. Arşiv fonuyla karıştırılmamalıdır. 

Saklama kopyası: Belgenin içeriğini koruma altına almak amacıyla saklanan yüksek çözünürlüklü kopya. 

Sağlama toplamı [Checksum]: Her bir belgeye otomatik olarak atanan ve belgenin bit dizisini temsil eden eşsiz alfanümerik değer. Belge bütünlüğü bozulmadıkça belgenin yaşam döngüsü boyunca değişmez. 

Multilingual Archival Terminology Database (ciscra.org)

SAA Dictionary (archivists.org)